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對工程項目管理索賠的認識
www.2lnw.com 2010-07-17 14:20

  [摘要]索賠是社會科學與自然科學融為一體的邊緣科學。在市場經濟趨于發展的我國建筑市場,任何工程項目管理中出現索賠都是不可避免,項目管理者要想成功管理和經濟效益最大化,就必須重視工程索賠問題,增強索賠意識。當然,索賠管理它涉及到工程技術、工程管理、商貿、財會、法律和公共關系等諸多方面。索賠工作處理得好壞直接關系項目管理層的綜合管理水平乃至項目管理的成敗。無論業主還是承包商,合同管理都是項目管理的重要構成,工程索賠作為合同管理的一部分,卻是一項極其重要、且具復雜性而又系統性、既嚴格又細致的工作內容,它能直接影響合同執行的最終結果。所以,探討和關注建設工程項目管理中的索賠是很有實際意義的。

  關鍵詞:工程索賠  工程施工  項目管理

  十幾年來,我國逐漸推行工程建設項目監理制,這是與國際接軌邁出了時代步伐,隨著加入WTO后市場經濟體制的建筑市場建立與發展,工程建設監理制的普及與深入,深化工程項目管理中的索賠勢在必行。當然,在一般情況下人們通常說的索賠是指承包商向業主的索賠,其實是雙向互動的。索賠的成立是建立在違約事實和損害后果都已經客觀存在的基礎上。索賠屬于經濟補償,是一種正當的權利要求,恪守合同是業主和承包商的共同義務,只有堅持守約才能保證合同的正常實施。然而,不可避免的工程索賠變得尤為突出,通過管理求得效益最大化更具挑戰性,成功的企業在利用強大的技術力量管理其資產同時加強索賠管理從而創造更大利潤。

  本文發表于博銳管理在線|www.boraid.com|40

  項目管理中的索賠是綜合性的、高層次的管理工作。索賠的成功與否直接影響到工程項目的工期和成本。索賠是項目管理綜合水平的體現。如何面對索賠進行項目管理,是顯現承包商或業主的管理水平問題與實現可持續發展的關鍵。本文結合自己十幾年來在建設工程項目中對待工程索賠管理有如下一些認識。

  一、 索賠基礎

  1、 建設工程項目中,工程索賠一般是由于非己方原因導致工程產生局部或部分工程停工、誤工、返工、材料浪費、設計變更、質量下降、質量事故、安全事故、政策變化、違規等事件影響引起的人工和機械設備費用增加、工期延誤、成本金和利息增加、外部環境變化、產品物非所值、出現連帶損失和由此造成的其他費用增加等的損失補償。

  索賠依據一般包括建設工程招投標文件、技術規范、施工圖紙、業主與承包商簽訂的合同協議、業主對承包商施工進度計劃的批復、業主或監理下達的設計變更文件和指令、承包商與業主的承諾、施工方案、項目管理大綱、以及與工程相關的法律法規和各項往來文件等。索賠價款或工期的計算一般參照承包商與業主簽訂的合同或招投標文件中的工程量清單、預算定額、編制辦法、機械臺班單價,地方性的定額補充和編制辦法,以及在施工過程中發生的往來文件為根據。

  2,應當具備全面的綜合素質,充分了解工程招投標文件和自身條件,通過研究在施工過程中各方面、各環節相關的文件和往來文件以及法律法規,對事件存在的各種因素以靈敏的嗅覺與感覺尋找索賠機會,進行分析并確定是否符合索賠。

  3,通過對合同實施的跟蹤、分析、診斷,發現索賠機會;進行事件原因分析,成立索賠方案;進行事件影響分析,確定工期或費用損失的索賠數值;收集證據,并且做到及時、準確地進行索賠報告。

  4,認真研究合同,了解合同約定的賠償范圍、條件和方法,嚴格按照有關規定進行合同管理,保證索賠能提供充分的依據、論據和數據。

  二、索賠原則

  1, 根據發生事件的不同角度,按不同標準,區分不同類型,采取不同的實施辦法進行索賠管理。

  2, 熟悉相關法律和關聯文件,一切皆以證據做保證,明確方向,積極實施。要求索賠要以清晰的概念和單刀直入的方法闡述并報告發生的事實,規避與對方糾纏,直接要求索賠。

  3, 及時發現與報告,根據招投標文件與合同要求中有關規定提出索賠意向,意向書中應包含索賠項目(分部分項名稱)、索賠事由及依據、事件發生起算日期和估算損失,務必附有詳細的計算資料和證明。這樣監理工程師通過意向書就可以大致了解整個事件的過程、影響程度以及索賠意愿和要求。 4, 索賠意向書報告給監理工程師后應經主管監理工程師簽字確認,必要時應當會同部門總管、部門負責人和現場監理工程師一起核實。

  5, 經總監理工程師簽字確認后索賠意向書及時歸檔,同時收集證據,所有工程費用或工期索賠均須附有現場工程監理工程師已經認可的記錄和計算資料以及相關的證明材料。

  6, 及時作出階段性索賠報告和最終索賠報告,并具備有效證據及數據,同時抄送給相關單位。

  三、索賠程序

  1, 提出索賠意向

  ⑴,通過對事件的分析與比較,及時發現并準確把握索賠機會,提出索賠意向。

  ⑵,當發現索賠事件后,在合同規定的時限內及時向監理工程師提出索賠意向通知,明確表示對事件的索賠意愿和要求。

  2, 索賠工作準備

  ⑴,通過對合同實施的跟蹤、分析、診斷,進行詳細調查,了解事件經過、前因后果,掌握事件真實情況。

  ⑵,針對事件損害的原因和范圍進行分析,判斷索賠事件是否具備法律依據。

  ⑶, 進行索賠事件影響分析,研究事件影響損失程度和結果,確定索賠價值。

  ⑷, 應在索賠事件持續期間一直保持有完整的索賠理由、索賠事件的影響、索賠價值的計算等詳細資料和記錄。

  ⑸,起草索賠報告,表達索賠要求并附有支持這個要求的詳細依據資料。

  3, 索賠分類時限與過程

  ⑴,圖紙延期的索賠:當接到中標通知書后的規定時間內,承包商可以得到由業主或其委托的設計單位免費提供的施工圖紙、技術規范和其他技術資料,接受技術交底,否則承包商可以依照合同約定提出索賠申請,以接到中標通知書后的規定時間期滿后的第2天為索賠起算日,收到圖紙及相關資料的日期為索賠結束日。

  ⑵,惡劣氣候導致的索賠:一般為工程損失索賠和工期索賠;此類索賠計算應在惡劣氣候條件開始影響的第一天為起算日,惡劣氣候條件終止日為索賠結束日。

  ⑶, 監理工程師導致的索賠:以收到監理工程師書面指令當天為起算日,按其指令完成該項工作的日期為索賠事件結束日。

  ⑷, 工程變更的索賠:一般是指工程項目已經在施工階段或此后進行的設計變更,或工程施工項目增加或局部尺寸、數量變化等,因此承包商應為收到監理工程師書面工程變更指令或業主下達的變更文件日期為起算日,變更工程完成日為索賠結束日。

  ⑸,不可預見引起的索賠:由于在工程招投標時施工圖紙或其他技術資料不全,如地質、地基處理等項目使承包商無法作出正確計算,此類一般索賠工程量增加或需重新投入新工藝、新設備等費用和工期。承包商計算索賠起算日應在雙方確認未預見的情況開始出現的第一天為起算日,終止日為索賠結束日。

  ⑹,外部環境引起的索賠:由于外部環境條件影響,如征地拆遷、施工條件、用地的出入權和使用權等屬業主原因引起的索賠。根據監理工程師批準的施工計劃影響的第一天為起算日。經業主協調或外部環境影響消失日為索賠事件結束日。

  ⑺,承包商原因導致第三方糾紛的索賠:由于承包商延誤工期導致業主違約于第三方,以施工合同約定工程交付日為起算日,辦理交付使用手續后為結束日,同時轉移第三方要求的賠償于承包商;由于質量問題違約于第三方,承包商除按合同規定保證質量達到合格外,同時轉移第三方要求的賠償于承包商。

  ⑻,如果索賠事件持續存在,28天還不能算出索賠額和工期展延天數時,應當按照合同約定或工程師合理要求的時間間隔(一般為28天),定期陸續報告每個時間段內的索賠要求和索賠證據資料,在該項索賠事件的影響結束后的28天內,整理索賠論證資料并累計索賠總額,做出最終索賠報告。

  4, 事件記錄

  ⑴,索賠意向書提交后,就應從索賠事件起算日起至索賠事件結束日止認真做好同期記錄。索賠事件造成現場損失時,必須做好現場情況資料收集和影音資料的完整收集,且裝訂、說明后通過監理工程師簽字確認,作為索賠證據。

  ⑵,記錄內容包括事件發生時和過程中現場實際狀況、造成現場人員、機械設備的損害和閑置清單;工期延誤時間;損害影響程度;費用增加項目的所需人員、機械、材料數量、有效票據等。

  5, 階段性索賠報告

  ⑴,當索賠事件在持續進行時,承包商應當向監理工程師提交索賠事件的階段性索賠報告,說明索賠事件的損失款額和損害影響程度以及工期索賠。

  ⑵,當某項索賠事件通過長時間影響結束后,應該累計結果作出最終索賠報告。

  6, 最終索賠報告

  ⑴,當索賠事件造成的影響結束后,應在合同規定時間內向監理工程師提交最終索賠報告。

  ⑵,報告應包括以下內容: ①,正式文件。 ②,填寫索賠項目、依據、證明文件、索賠金額和索賠工期的申請表。 ③,己批復的索賠意向書。 ④,索賠事件的起因、經過和結束的過程描述及其編制說明。 ⑤,與索賠事件有關的各種往來文件,包括證明材料和計算資料等附件。

  四、索賠管理

  1,由于工程項目建設周期比較長,為完整、真實地反映索賠情況必須建立臺帳,本來在工程上發生的事件就是工程竣工檔案資料的重要組成部分,所以要認真、嚴格地建立、健全工程索賠臺帳和檔案。

  2,索賠臺帳必須反映索賠事件發生的原因、影響程度與結果,索賠發生的時間,索賠意向提交的時間,索賠結束的時間,索賠申請的工期和金額,監理工程師審核或業主審批的結果等內容。

  3, 對合同工期內發生的每宗索賠事件均應及時登記。裝訂成規范完整的檔案資料,工程完工后作為工程竣工資料一部分。

  五、避免誤區

  1, 首先要明確索賠是雙向的。通常泛稱索賠是指承包商向業主的索賠,而反索賠指業主向承包商的索賠,其實是雙方同時互動,互相存在的。

  2, 當索賠事件發生時,有些施工企業由于受我國傳統工程管理模式的影響,顧慮與業主、監理方面的關系問題,沒有認真對待索賠。

  3, 項目管理人對索賠工作意識不到位,沒有深刻認識索賠管理及程序,導致無法把握索賠及其結果,造成事件存在、索賠流產。

  4, 項目管理人對招投標文件、技術規范和業主、監理、承包商之間相關及其往來的文件理解不夠深刻,對已經發生的事件無法判斷而沒有索賠。

  5, 只注重提出索賠意向,不重視索賠過程中的時限和證據收集,未按合同要求區分階段性索賠和及時作出最終索賠報告或索賠無效。

  6, 索賠概念不夠明確。很多項目管理人認為只有承包商向業主索賠,沒有考慮業主向承包商的索賠,或者沒有考慮對方的反索賠。

  六、結論

  總之,工程索賠是合同管理的重要環節,更是項目管理的重要內容。工程索賠是一項知識和技術面很廣,復雜而又系統性很強的工作,不但要善于發現和把握索賠機會,還要善于收集與整理索賠有關依據和資料。要對合同中索賠事項深刻理解,要有高度的責任心和嚴謹的工作態度,充分理解招投標文件、設計文件、施工圖紙、技術規范和業主、監理、承包商之間簽訂的合同協議以及各項往來性文件與相關法規,按照依合同、重證據、講技巧、樹信譽的原則,及時、準確、嚴格地按照程序進行索賠工作,這樣才能切實維護自己的合法權益,取得效益最大化。

  工程索賠是利用經濟杠桿進行項目管理的有效手段,對承包商、業主和監理來說,處理索賠問題的成功與否,即可反映其對項目管理的水平如何。索賠的健康開展對于培育和發展建設市場,促進建筑業的發展,提高工程建設的效益,起著非常重要的作用。它有利于促進雙方加強內部管理,嚴格履行合同;有助于雙方提高管理水平和素質;有助于加強合同管理、維護市場正常秩序;有助于雙方更快地適應國際慣例;有助于對外承包的開展。我國法律規定工程索賠就是追加合同價款,屬于工程造價構成。隨著市場經濟體制的深入發展,索賠在項目管理中變得越來越重要。因此,索賠是承包商或業主在工程項目管理中不可缺少的重要工作內容,應當重視索賠管理,加強索賠意識,做好索賠管理對提高項目管理業務能力和工程項目建設管理綜合水平、以至企業如何溶入市場和實現可持續發展都具有十分重要意義。

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